PASURUAN, Radar Bromo - Volume berkas yang dikelola Dinas Perpustakaan dan Arsip (Disperpusip) Kota Pasuruan, mengalami lonjakan signifikan sepanjang tahun ini.
Hingga pertengahan tahun, tercatat sebanyak 33.996 buah arsip tersimpan dan dirawat secara berkala di Gedung Depo Arsip, Kelurahan Sekargadung, Kecamatan Purworejo.
Kepala Disperpusip Kota Pasuruan, Mahbub Efendi, mengungkapkan adanya lompatan angka yang cukup tajam, jika dibandingkan dengan data di awal tahun.
Pada Januari lalu, jumlah dokumen yang tertata di depo, baru menyentuh angka 13.485 arsip. Artinya, terjadi penambahan sebanyak 20.511 berkas baru.
"Saat ini, total ada 33.996 arsip yang kami simpan dan kelola di Gedung Depo Sekargadung. Komposisi ini bersifat dinamis dan jumlahnya selalu berubah setiap bulan, seiring adanya berkas baru yang masuk atau dokumen lama yang dimusnahkan," ujar Mahbub.
Dari puluhan ribu dokumen tersebut, mayoritas merupakan arsip dinamis yang masih digunakan secara berkala.
Sementara itu, dokumen yang dikategorikan sebagai arsip permanen, baru mencapai 916 berkas.
Mahbub menjelaskan, penentuan klasifikasi ini didasarkan pada nilai guna dan muatan sejarah, dari masing-masing dokumen.
Berkas yang memiliki nilai historis penting, akan dipertahankan sebagai arsip permanen dan disimpan rapi di dalam boks khusus, agar kondisinya tetap terawat dan bebas dari kerusakan.
Sebaliknya, dokumen yang telah melewati masa kedaluwarsa atau memiliki tenggang waktu tertentu, rata-rata di atas lima tahun, akan masuk ke dalam daftar pemusnahan tahunan, guna efisiensi ruang penyimpanan.
Prosedur pemusnahannya pun dilakukan secara ketat, melalui beberapa metode penanganan material medis-dokumen.
Mulai dari penghancuran mekanis menggunakan mesin pencacah kertas, hingga penggunaan zat kimia khusus, yang mengubah lembaran berkas menjadi bubur kertas.
"Setiap tahun, pasti ada agenda pemusnahan untuk dokumen-dokumen yang masa aktifnya habis. Di sisi lain, untuk arsip yang sifatnya permanen, tim kami terus melakukan perawatan intensif dan pembersihan rutin di ruang depo, agar fisik dokumennya tidak rusak dimakan usia," beber Mahbub. (riz/one)
Editor : Jawanto Arifin