Letter C menjadi berkas penting yang menjadi acuan setiap desa dalam mengurus surat-surat kepemilikan atas tanah milik negara atau tanah perorangan. Sayangnya, rata-rata arsip penting negara itu kondisinya sudah rusak atau sulit dibaca.
Sebab, rata-rata surat tersebut diterbitkan di zaman prakemerdekaan. Satu-satunya cara untuk menyelamatkan arsip penting itu adalah dengan merestorasi.
INAYAH PUTRI MAHARANI, Probolinggo, Radar Bromo
RESTORASI dokumen penting itu dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) di daerah atau Dispersip Provinsi Jawa Timur. Bisa juga dilakukan oleh keduanya secara kolaborasi.
Di Kabupaten Probolinggo sendiri, hanya ada 15 desa yang sudah merestorasi dokumen arsip desa. Artinya, sisanya 310 desa belum melakukan restorasi pada Letter C atau Kerawangan yang mereka miliki.
Sejumlah alasan menjadi penyebab dari minimnya restorasi dokumen oleh pihak desa. Di antaranya, kendala biaya, kuota dari dinas terbatas, pengerjaan restorasi yang memakan waktu, dan bahan pokok restorasi harus diimpor.
Dana untuk melakukan restorasi dokumen memang tidak murah. Diperkirakan akan menghabiskan Rp 10 juta–Rp 15 juta untuk sekali restorasi bagi semua dokumen yang dimiliki desa. Itu karena, bahan-bahan yang dipakai untuk merestorasi harganya mahal.
Sementara itu, satu desa diperkirakan memiliki paling tidak 500 lembar dokumen. Bahan yang digunakan untuk 500 lembar dokumen itu adalah satu rol tissu Jepang (Japannese Tissue Paper) yang harganya mencapai Rp 10 juta per rol.
Sebetulnya ada kuota gratis untuk restorasi dokumen Letter C dan Kerawangan dari Dispersip Kabupaten Probolinggo. Selama setahun, dinas setempat mendapat jatah dua rol tissu Jepang dari pusat. Itu artinya, kuota restorasi dokumen desa hanya bisa dilakukanuntuk dua desa saja selama setahun.
Sedangkan Dispersip Provinsi Jatim hanya punya empat kuota atau empat rol selama setahun. Itu pun berlaku untuk seluruh Kabupaten dan Kota Se-Jawa timur.
“Dari pusat kami hanya diberikan kuota untuk merestorasi empat desa. Itu pun untuk seluruh daerah di Jawa Timur,” kata Ketua Tim Preservasi Arsip Pertanahan Desa, Dispersip Provinsi Jatim Isnat Kusnanto.
Tentu jika hanya mengandalkan kuota pemerintah, maka akan perlu waktu sangat panjang. Sehingga, semua arsip desa di Kabupaten Probolinggo rampung direstorasi.
Selain itu, restorasi juga membutuhkan waktu yang lama. Untuk menyelesaikan restorasi satu desa, dibutuhkan waktu selama satu bulan.
Yasin, kepala Bidang Kearsipan di Dispersip Kabupaten Probolinggo mengatakan, pihaknya sudah menggelar sosialisasi bagi semua desa se-Kecamatan Dringu tentang pentingnya menyimpan arsip dengan benar. Sosialisasi dilakukan April lalu.
Terlebih, Dringu adalah wilayah rawan bencana. Intinya, desa diminta dapat mengganggarkan biaya restorasi dokumen dengan menggunakan dana desa.
“Kalau nunggu dari kami, setahun cuma bisa dua desa. Karena barangnya mahal sekali dan harus impor. Kami berharap dari desa menganggarkan agar semua desa bisa selesai (restorasi) lebih cepat,” katanya.
Jika semua desa bersedia menganggarkan biaya restorasi dari dana desa, setidaknya setiap tahun ada 12 dokumen desa yang sudah direstorasi.
Sementara itu, Kabid Bina Pemerintahan Desa Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Probolinggo Ofie Agustin mengatakan, sudah ada beberapa desa yang bekerja sama dengan Dispersip. “Sudah ada beberapa desa yang bekerja sama dengan Dinas Arsip untuk digitalisasi,” katanya. (hn)
Editor : Muhammad Fahmi