DINAS Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Pemkot Probolinggo menggelar sosialisasi Digitalisasi Arsip Keluarga Bagi Masyarakat Tahun 2025. Sosialiasi ini untuk meningkatkan kesadaran masyarakat agar menyimpan dokumen keluarga dengan rapi dan aman melalui alih media dari dokumen fisik menjadi dokumen digital.
Dengan melibatkan 80 peserta, sosialisasi berlangsung di Aula Badan Kesatuan Bangsa (Bakesbang), Jl. Mawar Kota Probolinggo, Senin (4/7). Mereka adalah ibu-ibu ketua dan sekretaris PKK Kecamatan, ketua PKK Kelurahan hingga perwakilan organisasi wanita di Kota Probolinggo.
Seremonial kegiatan dibuka Wali Kota Probolinggo yang dihadiri oleh Staf Ahli Bidang Pembangunan Ekonomi dan Keuangan Slamet Swantoro. Hadir pula tiga narasumber diantaranya, Ketua TP PKK Kota Probolinggo Evariani, anggota DPRD Kota Probolinggo dari komisi III Abdus Syukur, serta arsiparis ahli madya dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Timur Soebiarto. Hadir pula perwakilan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dan perwakilan Dinas Sosial PPPA.
Dalam sambutannya, Staf Ahli Slamet mengapresiasi kegiatan ini yang diinisiasi Disperpusip.
“Kegiatan ini momentum tepat untuk melestarikan memori keluarga yang tak ternilai di tengah derasnya arus digitalisasi. Meningkatkan kesadaran masyarakat pentingnya digitalisasi arsip keluarga, sama artinya menyelamatkan arsip keluarga. Dengan demikian jejak sejarah keluarga, tetap lestari dan mudah diakses untuk masa depan,” katanya.
Di hadapan seluruh hadirin, Slamet juga mengapresisi capaian Disperpusip terkait hasil pengawasan eksternal. Kota Probolinggo berhasil meraih peringkat 6 di Jawa Timur dan peringkat ke-17 di tingkat Nasional.
Ketua TP PKK, dr. Evariani mengingatkan para peserta mulai meningkatkan pentingnya arsip digitalisai.
“Peran seorang ibu mengemban tugas yang begitu banyak. Sebagai istri yang mendampingi suami, pasti minta apa-apa ke istrinya. Ma…SK ku mana? Ma… KTP, Ma…NPWP, yang jadi beban siapa? Sudah pasti istri. Jadi tidak salah bila yang dihadirkan disini adalah istri-istri yang luar biasa,” katanya.
Menurut Evariani, seorang istri dituntut harus multitalenta. Istri menjadi pusat berbelanjaan, pusat pergudangan, dan istri pula pusatnya stres.
“Nah, inilah pentingnya kita mengarsipkan segala dokumen penting keluarga dalam bentuk digital. Sebab, kalau kita taruh di map, kadang-kadang ketlisut. Kadang, saking rapinya kita simpan, begitu kita butuhkan kita cari-cari kemana-mana, malah tidak ditemukan alias hilang. Benar apa benar?” kata dia.
Ada banyak alasan, mengapa sudah saatnya menyimpan dokumen dengan baik sekaligus digitalisasi.
Supaya terhindar dari kerusakan dan lebih praktis karena mudah diakses kapan saja, mudah di-share antar keluarga, lebih hemat tempat, paperless mengurangi penggunaan kertas, dan menghindari risiko kehilangan dokumen.
Ia pun mengajak seluruh peserta sosialisasi agar segera mengidentifikasi jenis dan mengklasifikasikan arsip keluarga.
Bisa mulai dari identitas, pendidikan, properti, kesehatan, hingga keuangan. Lalu, mengubah menjadi digital melalui scanning dan menyimpan baik melalui flask disk maupun hardisk eksternal.
Sementara Anggota DPRD Abdus Syukur dalam paparannya bersyukur dirinya mewakili legislatif selalu dilibatkan dalam berbagai kegiatan perangkat daerah. Ini membuka kesempatan pihaknya untuk bertatap muka dengan masyarakat. Menurutnya, kesempatan tersebut semakin memperkuat perannya dalam menjalankan 3 fungsi DPRD.
Sementara arsiparis ahli madya Soebiarto menekankan hal yang terpenting dalam implementasi aplikasi digitalisasi arsip keluarga. Yang paling penting dipilah dengan baik, ditata sesuai klasifikasi, bagaimana caranya agar cepat untuk ditemukan saat dibutuhkan dan aman.
Sementara itu kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo Wahono Arifin, SH., MM menyebut, melestarikan dokumen arsip keluarga dalam era digital bukan hanya mengamankan menyelamatkan sekaligus menjaga ketersediaan informasi historis oleh tim keluarga secara berkelanjutan.
Tapi juga melestarikan dokumen arsip keluarga dalam Era Digital untuk menjamin kelastarian momori kolektif keluarga secara permanen sekaligus untuk mempermudah kemanfaatannya.
“Beberapa bulan lalu kita telah melakukan serangkaian kegiatan baik dari bidang kearsipan maupun di bidang perpustakaan. Senyampang diselenggarakan sosialisasi ini, Diperpusip berinisiatif menyerahkan beberapa penghargaan sekaligus kepada pemenang lomba. Yakni, pemenang lomba bertutur tingkat SD/MI Se-Kota Probolinggo serta Lomba Video Konten Literasi Tahun 2025. Kami berharap semoga literasi kota Probolinggo meningkattajam seiring dengan,” ungkap Wahono. (el/adv)
Pemenang Lomba Video Konten Literasi
Pengembangan Kekhasan Koleksi Perpustakaan Daerah Kota/Kabupaten
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo
No. Nama Peringkat
- Dienira Nafisa Marsha Wahyudi I
- Reza Wardhana II
- Shabrina Istifayatur Rohmah III
Tujuh Pemenang Video Terpilih
Via Sri Wulandari, Marcellino Pratama, Sulthan Maulana Wijaya, Virda Widya Sari, Shofi Imroatul Karimah, Refki Adi Saputra, Revinda Mahardika Putri
Pemenang Lomba Mendongeng
Tingkat SD/MI se-Kota Probolinggo Tahun 2025
No. Nama Asal Sekolah Peringkat
- Azra Bellvania Riansyahbana Kanigaran I I
- Nafisa Dwi Maulidia Sumbertaman I II
- Talita Putri Alfianti Sukabumi X III
- Zayba Ghumaisha Karim Mangunharjo I IV
- Aisyah Rizky Amalia Sukabumi II V
- Muhammad Al Fath Zain Firdaus MI Kahasri VI