PASURUAN, Radar Bromo - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Pasuruan, tengah berencana mereduksi volume dokumen kedinasan lawas di wilayah setempat.
Sebanyak 619 lembar arsip lama yang saat ini tersimpan di Gedung Depo Arsip, Kelurahan Sekargadung, Kecamatan Purworejo, Kota Pasuruan telah resmi diusulkan untuk dihancurkan.
Namun, realisasi eksekusi di lapangan, masih tertahan lantaran Pemerintah Kota (Pemkot) Pasuruan harus menunggu persetujuan resmi dari pusat.
Kepala Disperpusip Kota Pasuruan, Mahbub Effendi, menjelaskan, akumulasi volume dokumen yang dikelola di dalam gedung depo, memang bersifat fluktuatif dari tahun ke tahun.
Kondisi ini dipengaruhi oleh adanya siklus keluar-masuk dokumen. Di mana, pasokan arsip baru dari organisasi perangkat daerah (OPD) terus mengalir. Sementara berkas lama yang usang, secara berkala dieliminasi.
"Terkait pembersihan berkas lama tersebut, kami sudah melayangkan surat permohonan pemusnahan 619 arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kami saat ini masih dalam tahap menunggu keputusan resmi, atas usulan tersebut turun," ujar Mahbub.
Ia menegaskan, kewenangan final untuk menentukan layak atau tidaknya sebuah dokumen dihancurkan, berada sepenuhnya di tangan ANRI, bukan pemerintah daerah.
Pihak Disperpusip Kota Pasuruan sejauh ini mengelola total lebih dari 33 ribu arsip lintas sektoral.
Lebih lanjut, ia membeberkan beberapa indikator kuat sebuah dokumen masuk dalam daftar pemusnahan.
Di antaranya adalah dokumen yang dinilai sudah tidak lagi memiliki nilai guna secara aspek hukum, fungsi administrasi, maupun nilai kesejarahan.
Selain itu, penghapusan berlaku bagi dokumen, yang masa retensinya atau batas waktu penyimpanan wajibnya telah habis.
Serta, tidak ada regulasi undang-undang yang melarangnya untuk dimusnahkan.
Jika juknis dari ANRI telah turun, proses pemusnahan akan dilakukan melalui mekanisme khusus.
Pilihannya, meliputi penghancuran fisik secara mekanis menggunakan mesin pencacah kertas, atau metode kimiawi dengan meleburnya menggunakan zat kimia tertentu hingga menjadi bubur kertas (pulp).
Di sisi lain, dokumen yang dikategorikan penting dan tidak boleh dihancurkan, dipastikan tetap mendapat perawatan intensif di ruang proteksi khusus.
"Saat ini ada 916 arsip berstatus permanen, yang kami simpan ketat di ruang arsip utama. Untuk menjaga kualitas fisik dokumen sejarah tersebut dari kerusakan, petugas rutin melakukan pembersihan berkala setiap dua hari sekali," beber Mahbub. (riz/one)
VOLUME ARSIP DAERAH
· Total Koleksi Depo: 33.000 dokumen
· Arsip Status Permanen: 916 dokumen
· Arsip Diusulkan Musnah: 619 dokumen
· Lokasi Gedung Depo: Kelurahan Sekargadung, Purworejo
SISTEM RAWAT (ARSIP PERMANEN)
· Mekanisme: Pembersihan fisik berkala oleh petugas
· Intensitas: Rutin dibersihkan setiap 2 hari sekali
ATURAN PEMUSNAHAN
· Otoritas Final: Menunggu keputusan resmi ANRI (Arsip Nasional RI)
· Syarat Utama: Habis masa simpan, tidak bernilai guna sejarah, hukum, maupun administrasi
METODE PENGHANCURAN
· Mekanis: Dipotong menggunakan mesin pencacah kertas
· Kimiawi: Dilebur dengan zat kimia khusus hingga menjadi bubur kertas
Editor : Jawanto Arifin