PASURUAN, Radar Bromo - Upaya penyelamatan puluhan ribu dokumen penting di Gedung Depo Arsip Kota Pasuruan, Kelurahan Sekargadung, Kecamatan Purworejo, masih terbentur keterbatasan sarana penunjang.
Hingga pertengahan tahun ini, fasilitas pendingin ruangan (air conditioner) di tempat penyimpanan dokumen negara tersebut, dilaporkan masih jauh dari kata ideal.
Berdasarkan data dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Pasuruan, saat ini terdapat total 33.996 berkas arsip yang dikelola di dalam gedung depo tersebut.
Dari jumlah fantastis itu, sebanyak 916 berkas merupakan arsip permanen yang wajib dijaga kelestariannya seumur hidup.
Sementara sisanya, merupakan arsip non-permanen. Puluhan ribu dokumen tersebut, saat ini ditampung di dalam tiga ruang penyimpanan utama.
Kepala Disperpusip Kota Pasuruan, Mahbub Effendi, menguraikan demi menjaga kelembapan udara agar kertas tidak mudah rapuh dan rusak dimakan usia, ketiga ruangan tersebut idealnya membutuhkan total 14 unit pendingin ruangan.
Namun, fakta di lapangan menunjukkan hal yang kontras. Saat ini, fasilitas pendingin yang tersedia dan berfungsi, hanya ada dua buah saja.
Artinya, gedung depo tersebut masih kekurangan 12 unit pendingin ruangan, untuk mencapai standar perawatan dokumen yang ideal.
Kendati harus menghadapi keterbatasan sarana, Mahbub memastikan, proses pemeliharaan dokumen tetap berjalan optimal dan tidak terganggu.
Sebagai solusi atas minimnya mesin pendingin, Disperpusip mengandalkan ketelatenan sumber daya manusia yang ada.
“Kondisi ini tidak sampai mengganggu kinerja. Petugas kearsipan kami tetap bisa menjaga dan merawat dokumen, dalam kondisi baik dan tidak rusak,” jelas Mahbub.
Saat ini, terdapat sembilan pegawai yang khusus ditugaskan untuk merawat dan memantau kondisi puluhan ribu dokumen tersebut. Seluruh arsip di dalam depo disimpan secara rapi di dalam boks khusus.
Untuk menyiasati ketiadaan AC, para petugas gencar melakukan perawatan manual, dengan membersihkan boks dan lembaran arsip dari debu setiap dua hari sekali, agar kertas tidak rusak akibat kotor dan lembap.
Mahbub menambahkan, volume dokumen yang dikelola di depo arsip, bersifat dinamis atau bisa bertambah dan berkurang setiap bulannya.
Disperpusip secara berkala menerima pasokan arsip baru dari berbagai instansi.
Serta melakukan pemusnahan terhadap berkas-berkas lama, yang masa retensinya telah habis.
Proses pemusnahan dokumen rahasia tersebut, dilakukan secara aman menggunakan mesin pencacah kertas atau dihancurkan dengan cairan zat kimia khusus.
Melalui perawatan manual yang intensif dan berkala ini, pihak Disperpusip menjamin seluruh rekam jejak administrasi dan sejarah Kota Pasuruan yang tersimpan di Gedung Depo Sekargadung, tetap berada dalam kondisi aman, bersih, dan terawat dengan baik. (riz/one)
TOTAL ARSIP YANG DIKELOLA
· Total Dokumen: 33.996 Arsip
· Arsip Permanen: 916 Berkas (Wajib dijaga seumur hidup)
· Arsip Non-Permanen: 33.080 Berkas
· Seluruh arsip disimpan secara aman di dalam 3 ruang penyimpanan utama.
FASILITAS PENDINGIN RUANGAN
· Kebutuhan Ideal: 14 Unit AC (Untuk menjaga kelembapan kertas di 3 ruangan)
· Kondisi Riil Saat Ini: Baru Tersedia 2 Unit AC
· Kekurangan: 12 Unit AC
STRATEGI PERAWATAN MANUAL
· Pasukan Penjaga: Disiagakan 9 pegawai khusus kearsipan.
· Pembersihan Rutin: Boks dan lembaran arsip dibersihkan dari debu setiap 2 hari sekali untuk mencegah kerusakan akibat kotor dan lembap.
· Sirkulasi Berkas: Dokumen yang habis masa retensinya dimusnahkan berkala menggunakan mesin pencacah atau cairan zat kimia khusus.
Editor : Jawanto Arifin