Lembar demi lembar arsip tersimpan rapi dalam rak-rak tinggi di gedung itu. Bukan sekadar tumpukan kertas, arsip-arsip itu adalah saksi perjalanan pemerintahan, keputusan, dan peristiwa yang pernah terjadi di Kabupaten Probolinggo. Agar ingatan tetap utuh, ia pun dijaga dengan penuh ketelitian.
INNEKE AGUSTIN, Dringu, Radar Bromo
Itulah yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Probolinggo. Dalam beberapa hari terakhir, instansi tersebut melakukan fumigasi arsip. Sebuah langkah khusus untuk melindungi dokumen dari ancaman organisme perusak.
Kepala Dispersip Kabupaten Probolinggo Ulfiningtyas mengatakan, merawat arsip bukan sekadar menata dokumen di dalam rak. Lebih dari itu, ada tanggung jawab besar untuk menjaga bukti-bukti administrasi dan sejarah daerah.
Belum lagi jumlahnya yang sangat banyak, mencapai puluhan ribu. Dan tentu, itu bukan perkara mudah. Ulfi mengakui tantangan terbesar terletak pada keterbatasan kapasitas ruangan, fasilitas, serta sumber daya manusia.
Arsip terus bertambah setiap tahun dari seluruh wilayah kabupaten. Sementara ruang penyimpanan dan tenaga pengelola belum sepenuhnya sebanding dengan kebutuhan.
“Kami memiliki tugas menjaga dan mengorganisasi arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Karena itu, perlu dilakukan berbagai langkah preservasi. Salah satunya melalui pengendalian hama terpadu dan fumigasi,” ujarnya.
Saat ini, Dispersip Kabupaten Probolinggo memiliki tiga depo arsip. Depo induk berada di Jalan Raya Dringu. Sementara dua lainnya berada di Jalan Imam Bonjol Kota Probolinggo dan Desa Randuputih, Dringu.
Dari ketiga lokasi tersebut, depo di Dringu menyimpan arsip paling banyak. Jumlahnya mencapai sekitar 90 ribu dokumen. Karena itu, fumigasi diprioritaskan di depo tersebut.
“Arsip paling banyak ada di Dringu. Karena keterbatasan anggaran, kami memprioritaskan lokasi ini terlebih dahulu. Untuk depo lain, fumigasinya dilakukan secara bertahap,” tuturnya.
Fumigasi sendiri merupakan salah satu bentuk preservasi kuratif. Yakni, upaya penyelamatan arsip dari ancaman biologis seperti serangga, jamur, maupun organisme lain yang berpotensi merusak dokumen. Proses ini dilakukan dengan menggunakan fumigan, zat kimia yang dilepaskan dalam ruang kedap gas dengan suhu dan tekanan tertentu.
Di Dispersip Kabupaten Probolinggo, proses fumigasi dilakukan selama sepekan penuh. Namun sebelum sampai di tahap itu, perawatan arsip telah dilakukan setiap hari.
Petugas secara rutin mengawasi kondisi dokumen serta meneliti arsip yang dilimpahkan dari berbagai perangkat daerah. “Kami menata dan mengelola arsip agar tetap tertib dan mudah dilacak ketika suatu saat dibutuhkan,” kata Ulfi.
Namun fumigasi sendiri bukan hal yang sederhana. Sofyan Efendy, petugas fumigasi yang menangani proses tersebut mengatakan, hal pertama yang harus dipastikan adalah ruangan benar-benar kedap udara. Tidak boleh ada celah sedikit pun.
“Kalau ada lubang atau celah, gas fumigan bisa keluar dan prosesnya tidak maksimal. Karena itu, pintu ruangan juga kami tutup dengan plastik dan disegel,” ujarnya.
Angin juga menjadi faktor yang harus diperhitungkan. Sebab, sirkulasi udara yang tidak terkendali dapat mengurangi efektivitas fumigasi. Selain itu, seluruh aliran listrik di ruangan harus dimatikan untuk mencegah potensi bahaya.
“Fumigan mengandung bahan kimia. Kalau bereaksi dengan listrik bisa berisiko kebakaran. Karena itu, sebelum proses dimulai, listrik harus dipastikan benar-benar mati,” katanya.
Bahan fumigan yang digunakan umumnya berbentuk tablet. Tablet itu mengandung Aluminium Fosfida sekitar 56–57 persen. Ketika bersentuhan dengan kelembapan udara, tablet itu akan melepaskan gas fosfin yang sangat beracun bagi organisme kecil.
Gas tersebut kemudian menyebar ke seluruh ruangan, menembus sela-sela arsip, buku, maupun dokumen. Di situlah ia bekerja. Membasmi hama hingga ke tahap telur, larva, hingga pupa.
“Biasanya satu meter persegi cukup setengah sampai satu tablet. Tapi di sini kami gunakan sampai tiga tablet di satu titik agar hasilnya lebih maksimal,” kata Sofyan.
Tablet fumigan diletakkan dalam wadah aluminium foil. Lalu dibiarkan bereaksi selama tujuh hari. Setelah proses selesai, tablet akan berubah menjadi abu.
Hasilnya dapat terlihat jelas. Berbagai hama yang kerap merusak arsip ditemukan mati setelah proses tersebut. Seperti rayap, silverfish, kecoa, cicak, bahkan tikus.
Namun proses ini juga mengandung risiko. Karena itu setiap petugas diwajibkan menggunakan alat pelindung diri (APD) lengkap.
Masker yang digunakan pun bukan masker biasa, melainkan masker khusus yang dilengkapi tabung udara. “Kalau tidak memakai APD lengkap, petugas bisa keracunan,” tegas Sofyan.
Selain metode tablet, fumigasi juga dapat dilakukan melalui sistem injeksi. Dalam metode ini, lantai dibor untuk menyuntikkan fumigan ke dalam tanah, sehingga hama dari luar ruangan tidak dapat masuk. “Biasanya metode ini dipakai untuk mencegah rayap dari luar,” ujarnya.
Di balik proses perawatan itu, arsip juga memiliki siklus hidupnya sendiri. Tidak semua dokumen akan disimpan selamanya.
Arsiparis Dispersip Kabupaten Probolinggo Wara Kusumawati menjelaskan, salah satu bentuk pengelolaan arsip adalah pemusnahan arsip yang masa simpannya telah habis. Langkah ini penting agar ruang penyimpanan tetap tersedia untuk arsip baru.
Namun proses pemusnahan tidak bisa dilakukan sembarangan. “Sejak 2008 sampai sekarang sebenarnya belum ada pemusnahan arsip,” katanya.
Semua proses itu dilakukan dengan satu tujuan: memastikan bahwa setiap lembar arsip yang tersimpan tetap terjaga nilainya. Sebab, bagi sebuah daerah, arsip bukan sekadar kertas yang menguning dimakan usia.
Ia adalah ingatan kolektif, yang merekam perjalanan waktu dan menjadi saksi bagi generasi yang akan datang. (hn)
Editor : Muhammad Fahmi